新社会人向けビジネスメールの書き方

ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールは、友達などに送るメールとは違いますので、要件だけ書けばいいという物ではありません。
差出人が誰なのか、どこの会社からなのか、などといくつか書き方の決まりはあります。
そしてビジネスメールのテンプレートは、以下のようになります。

・相手の名前 : まずは相手の名前を書き、必ず様とします。

・メールの要件 :
次にメールの要件を書きます。
ただし要件を書く前には、「いつもお世話になっています。○○です。」と言う感じで、お世話になっている事への添える文と、その後に自分の名前を名乗ります。
これは初めて送る相手に対しても、書くようにします。

その後に要件を書きます。
要件は、文章が終わったときも改行します。
一文が長いときは、適度に途中で改行した方が良いです。
最後に「これからも、よろしくお願いします。」などという文を付け加えます。

・署名 :

メールの最後には、自分の署名を記載します。
自分の所属する会社名、部署名、会社ホームページ、電話番号、メールアドレス、名前などを記載します。
会社名を記載するときは、必ず株式会社や有限会社から始めて記載します。

ビジネスメールの一例

いつもお世話になっております。
株式会社○○営業部の山田太郎でございます。

このたび4月1日から、営業部に配属となり、御社の担当となりました。
初めての営業担当ということで、至らぬ事があるかもしれませんが、何卒よろしくお願いします。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○営業部
TEL:999-9999-9999
メールアドレス : info@xxx.com
山田太郎

このような書き方になっており、相手やメールの内容によっては、多少書き方を変えても良いです。
ただ社内向けメールの場合は、お世話になっているという一文で始めると堅苦しいので、簡単な挨拶から文章を始めても良いです。
また来たメールに対して、返信をするときは、引用文を用いると何に対して返信したのか、わかりやすいです。

To・CC・BCCの違い

メールには、To・CC・BCCという3つの宛先を設定できます。
これは誰にメールを送るべきかで、使い分けるようにします。

・To
必ず知らせなければいけない人宛に設定するアドレスです。

・CC
参考までに知らせたいメンバー用です。

・BCC
参考までに知らせたいメンバーですが、送ったメールをtoやccの人に知らせたくないときに使います。

使い分けはこのようになっていますが、特にビジネスで行なってしまうので、この人にも知らせた方が良いかと、CCのアドレスを何人分も設定するようなことです。
CCを使いすぎると、上司や役職のある人では、メールが多くなり迷惑になることもあります。