今更聞けない電話対応の基礎知識

電話応対するときの流れと言葉遣い

社会人となり会社で働くようになると、電話応対は必ず必要なことです。
会社での電話は、友達に電話するのとは違いますので、必ず丁寧語を使い話すように心がけます。

必ず電話を取った場合は、最初は「株式会社○○の▲▲です」と名乗ります。
もしもしというのは論外なので、必ず社名を名乗り部署名があるなら部署名も名乗り、最後に自分の名前を名乗ります。
そして次に、相手が名乗った後で、こちらから「いつもお世話になっています」と受け答えます。
これは初めて電話をしてくるような相手でも、言うのがマナーです。
相手が名乗らない場合は、「失礼ですがどちら様でしょうか?」と相手の名前と会社名を聞きます。

良く聞こえない場合は、「失礼ですが、もう一度お願いします」と聞きます。
そして相手の要件を聞きましょう。
必ず相手の要件は忘れないようにメモします。
電話番号や製品番号や価格など、数字に関することなど重要な要件であれば、間違えないように相手が言った後に、あなたが復唱して確認しましょう。

他の人に繋げて欲しいと相手が言ってきた場合は、「少々お待ちください」と言って繋げます。
その人が外出中などで社内にいない場合は、「××は不在です。何時に戻ってきます」と相手に伝えます。
相手が折り返し電話して欲しい、何時にもう一度電話するなどと要件を言う場合は、それもメモして忘れないようにして、××さんが帰ってきたら、そのことを伝えましょう。
メモで書いて××さんのデスクに置いておいても構いません。
最後にゆっくりと受話器を下ろして、電話を切りましょう。

出来れば相手が電話を切るのを待ってから受話器を下ろすのがよいです。
このような電話でのマナーは、メールでのマナーにも通じますので、社会人なら出来て当たり前です。

相手の会社に電話する場合

もしもあなたが、誰か取引先などの人の会社に電話する場合も、さほど電話応対のマナーは違いありません。

まずは、相手の会社に電話し、「株式会社○○の▲▲です」と名乗ります。
相手の会社の人も名前を名乗り、いつもお世話になっていますと言ってきますので、あなたも「お世話になっています」と返しましょう。
そして相手の会社の電話を受け取った人が、目的の人でなければ、「□□さんはおりますでしょうか?」と聞きましょう。

会社にいればその人に電話を繋げてくれるはずです。
社内にいなければ、何時に戻ってくると言ってくれるはずなので、その場合は折り返し電話してもらうか、後でもう一度電話するか、そのときの状況で判断し、相手に伝えましょう。
何か重要な要件があるなら、電話に出た人に、その要件を伝えて伝言を頼みましょう。
最後に「失礼します」と言って、電話を切ります。