会議を有意義にするためのコツ

会議は必要な人数だけを呼ぶ

仕事を進める上で欠かすことが出来ない会議。
ですが、会議も有効活用できないと、非常に無駄な時間となってしまいますので、会議を有効活用する事が大切です。

例えば、会議の人数を無駄に増やしてはいけません。
無駄に人数を増やしたところで、実際に発言をする人数は限られており、ほとんどの人間は、別の仕事をさせておいた方が時間の無駄ではないからです。
仕事の効率化を図るためにも、人数は必要最小限に留め、より人材を効率良く働かせる事が出来るように勤める事が、リーダーの役割になります。

会議だから平等に全員呼ばないと、というのは最早古い考え方です。
よりその時間を使って新しい仕事を生み出して貰いたい、より仕事量を増やして貰うようにするべきでしょう。
より業績アップをしたい企業こそ、余計な会議は必要なく、会議に割く時間も、会議に割く人数も、最小限に留めることが重要になります。

黙っているからこそ進められる、ブレインライティング

会議をより効率良く行う事が出来る方法としてあげられるのが、ブレインライティングです。
その名の通り、沈黙の会議という事ですが、この会議では、会議のテーマに沿って全員が会話を巡らせ、意見交換をするということは有りません。
会議のテーマを事前に書いたシートを一枚用意して、テーマに沿って、解決策を一人一人が3つずつあげ、シートに記入していくという方法になります。

流れとしては、まず基本的には6人の会議参加メンバーを集めます。
あまり人数が多くても少なくとも進まないので、出来れば6人前後で準備を行う事が大切です。
次に、一番最初にシートを書く人を決めますが、これは出来れば中堅どころか、新人辺りが書きましょう。
新人の場合はやり方が分からない可能性がありますので、出来れば一度会議をやったことがある人、普段から全体をよく見ている人が、一番始めに書くことをおすすめします。

一番最初の人は、テーマに沿った解決策を3つ記入したら、次の人にシートを回してください。
二番目の人は、上記3つの解決策を参考にして、新しく3つの解決策を記入していきます。
記入をしたら次の人に回して、次の人は、上記に書かれている6つの事柄を参考に、新しく3つ書く、更に次の人は、上記の9つの意見を参考に書く、というように、どんどん意見を書いていくのです。
この間は終始無言、意見を付け足すような真似や、他の人の意見に口を挟むことをしてはいけません。

これが基本的なブレインライティングのルールになります。
こうしたブレインライティングを行う事で、会議がよりスピーディーに、よりスムーズに行われ、立場に関係なく気兼ねなく意見を出せる傾向があるのです。