ToDoリストを使いこなして、スケジュール管理力をあげる方法!

ToDoリストの基本を知ろう

ビジネスの世界にいる人なら必ず一度は耳にしたことがあるだろう業務ツールが「ToDoリスト」です。

ToDoリストとは簡単に言うと現在自分がするべきこととして預かっている仕事を一覧にして書きだしたもののことで、終わった順に終了のチェックを入れていくことにより仕事を可視化することができます。

仕事ができる・できないという能力の判断をするときには「言われたことをすぐにやらない」「仕事の優先順位がつけられない」といったところが見られます。

こうした「やるべきことがわからない」という状態のもとになっているのが、そもそもの問題として自分が今どんな仕事を預かっているかを把握することができないということです。

今やってと頼まれている仕事が1つや2つくらいならメモがなくても自分で判断をして仕事を終らせることができるでしょうが、それが締め切り(納期)も仕事にかかる時間もまちまちなものを10~20もということになると何から手を付けてよいかがわからなくなってきます。

そこであらかじめその日にするべき仕事を表として書き出しておくという作業をすることで、急に別件の仕事の割り込みがあってもどれから終わらせるべきかということをすぐに把握することができるようになります。

ToDoリストを使用するためのツール

ToDoリストはビジネスツールとして定着している基本的な方法なので、手帳やノート、パソコンソフトやスマホアプリなど多くのやり方から選ぶことができるようになっています。

最も簡単なのが「ToDoリスト」として販売されているメモ型のチェックシートを利用するもので、空欄の表が印刷されているところに納期の日付と業務内容、それに終了チェックを埋めていくようにして使います。

紙面を利用する場合にはメモ式のものとノート式のものがあるのですが、終わった作業を簡単に削除していくことができるという点ではメモ式が優れていますし、あとからどんな業務をどれくらいの時期にやったかということを見直したい時にはノート式が優れます。

紙面での管理が面倒という人にはパソコンやスマホを使用するということもできます。

パソコンを使用する方法で一般的なのがエクセルシートを使用するもので、既に使いやすい形に表組みされたものをフリーでダウンロードすることができます。

スマホアプリにも便利な「ToDoリスト」はいくつかリリースされており、料金を払って購入すれば広告無しで便利に使用可能です。

きっちり段組されているタイプもあれば、長文の書き込みが可能となっている覚書を兼ねることができるものもあるので、自分の業務内容や仕事のやり方に合わせていくつか試しながら選んでいくのがよいでしょう。

向く向かないもあるので臨機応変に

便利なToDoリストですが、ビジネス書などの中にはその使用に否定的な意見を言う人もいます。

これは心理学的に言うところの「ツァイガルニク効果」というもので、完了していないものには人は特に心を奪われやすいということが関係しています。

つまり日常的にToDoリストを使っていると仕事でもプライベートでも常に完了していない仕事から気持ちが離れなくなってしまうので、休日など休みの時にも強いプレッシャーやストレスを感じるようになってしまうという意味です。

ですので世界的に有名な経営者や著名人の中には最初はToDoリストを使っていたがそれによって業務の質が下がると感じてから別の方法で時間管理をするようになったとしている人も見られます。

しかし仕事をすること自体に慣れていない新人のうちはToDoリストは大変有効な方法であるということは間違いありません。

まずは業務管理の基本としてToDoリストを初めてみて、そこから自分なりの方法を編み出していくようにするのがベストと言えます。