会議は企業で頻繁に行われる業務の1つです。そこでは、企業の将来を決める重要な内容だったり、新規事業のアイディアを求めたりと様々なケースで会議が開かれます。

しかしながら、すべての会議が有意義な時間を過ごせるわけではなく、「ムダな時間を過ごした」、「結局何も進展しなかった」と感じている人も多いのではないでしょうか。

会議はそれ自体だけでみるなら、情報共有として大変重要性の高いものですが、気を付けておきたいのが開くタイミングです。会議を開いたけれど中身のない話し合いになったり、会議の場を設ける必要がなかったりと、業務時間のロスに繋がりかねません。

会議の場は、意見の共感ではなく情報を共有する場です。生産性の低い会議では、報告程度で終了してしまう傾向が目立っており、社員ひいては会社全体にマイナスになってしまいます。そこで、この記事をきっかけに今一度会議を開く意義について確認していきましょう。

生産性をアップさせるには

会議で生産性をアップさせるには、その課題に対する解決策を呈示したり、新規事業に求められるアイディアについて、お互いの意見をぶつけ合わせることが肝心です。

そのためにはなぜ会議が開かれるのか、その目的をしっかりと把握しておく必要があります。

会議の目的がわかったところで、それに必要となるデータを用意。あらかじめ出席者全員に目を通してもらい、会議当日までに考えておくよう時間の猶予を与える方法も有意義な会議になるきっかけをつくります。

また、会議を実施するうえでの心得をもっておくことも大切。例えば、相手の意見に対して具体的な根拠もなく批判をしているだけでは単なる好みでしかなりません。反対意見を出す場合は、それに対する根拠も提示しましょう。同様にこちらからアイディアを出す際にも、相手に曖昧な意見として捉えられないよう理由を述べます。

会議においては、出席者を選ぶことも必要です。これには、会議の内容によっては立場上出席せずに通常業務をしているほうがよいとされるケースは多いからです。さらに人数を制限することで、出席者に「重要な会議に選ばれた」というメッセージを暗に伝えることもできるでしょう。

貸し会議室のすすめ

編集部では、有益な会議にするためにも貸し会議室の利用をおすすめします。貸し会議室の特徴として、選んで場所をレンタルできるという点や人数に合わせてレンタルスペースを確保できる点、加えて会議に必要な備品であれば大抵の機材は無料で提供される点などがあります。

それだけでなく自社会議室よりも新しい空間を設けたほうが脳への違った刺激がえられ、新規アイディアにたどり着く手助けになることも。

さらに、施設の利用時間がきまっていることから時間をムダにしてしまうとコストもムダになってしまいます。つまり、ムダな会議にしたくないという気持ちも発生します。

編集部体験談

編集部でも実際に貸し会議室を利用することがあります。メンバーの出張先がそれぞれ、京都・福島・出雲・広島などバラバラに行くとき便利なのが、品川の貸し会議室。新幹線の時刻までそこでミーティングを行い案件のすり合せをおこなっています。

なかなか社内でメンバーの都合が併せられず、すれ違いになっていたところ、交通の便の良いロケーションにあるこちらの貸し会議室は重宝させてもらっています。

短時間からも利用できて、必要な備品もそろっているので今後は、急なセミナーや会議を行いたいときも便利に活用できそうです。

貸し会議室は会議がやりやすくなり、もっと手軽に、頻繁に実施するうえで様々な利点をもっています。ぜひ便利に使って会議の質を磨いてみてはいかがでしょうか。